참가자는 참가비 계약금 30%를 신청서 제출 후 7일 이내에 납입하여야 하며, 참가자가 참가비를 지정된 기한 내에 납부하지 않을 경우 주최자는 참가약정을 해지할 수 있으며, 이 경우 이미 납입한 참가비에 대해서는 반환하지 않습니다. 또한 참가자가 참가비를 완납치 않을 경우에는 주최자가 요구하는 위약금을 기한내에 납부하여야 합니다.
전시회 참가신청을 하셨다면 참가업체께서는 주최측의 일정에 따라 전시준비를 진행하시면 됩니다. 참가신청이 마감되면 주최측은 부스위치를 확정하여 최종 부스위치 및 부스번호를 참가업체에게 통보하며 참가업체 설명회를 개최하게 됩니다. 설명회에서는 전시회 세부 준비사항 및 일정 등에 대하여 안내해드리며, 참가업체 메뉴얼을 통하여 준비사항을 꼼꼼히 체크할 수 있도록 도와드립니다. 또한 각종 부대시설 신청 및 준비서류를 일정에 맞추어 제출하시면 됩니다.
전시품을 비롯하여 전시 진열대, 부스내부 인테리어, 출품품목 카다로그, 명함 등을 준비하시면 됩니다. 별도로 부스 내 상담테이블, 진열대등을 원하시면 가구비품 임대 업체 이용도 가능합니다. 참고로 준비하는 가운데 설치된 조립식 판넬에 시설물 부착을 위한 못질, 본드 부착 등으로 인한 훼손 발생 시 해당 업체는 원상 복구비를 부담하셔야 하오니 유의하시기 바랍니다.
<전시품 반출 절차> 반출 신청서 수령→ 반출신고서 작성→ 주최자 확인→ 보안요원에게 제출 및 전시품 확인→ 전시품 반출 **전시품의 반출은 주최자의 승인이 없으면 반출이 되지 않으니 반드시 주최자의 확인을 받아야 합니다.
전시품 반출 신고제도는 전시물품의 도난 및 분실을 방지하기 위한 것이며, 전시자들은 옮기고자 하는 물품을 기재한 전시품 반출신청서('참가업체 메뉴얼' 또는 'MATOF 2009 주최자 사무실'에서 직접 교부)를 사무국에 제출, 확인 도장을 받아 전시장내의 보안요원에게 제출한 후에 물품을 반출할 수 있습니다.
"MATOF 2009사무국"은 전시기간 및 준비, 철거 기간 동안에 전시장 경비 서비스를 제공하여 전시품의 안전에 만전을 기할 것입니다. 그러나 전시장이 혼잡한 관계로 참가업체 여러분께서는 항상 상주요원을 배치하여 자사 부스관리에 만전을 기해야 합니다.
전시품 분실과 도난에 대한 책임은 참가업체에게 있으므로 고가의 물품이나 주요물품을 전시 준비기간, 전시기간, 철거기간 중 전시장 내에서나 전시장으로의 운송과 회송시의 사고에 대비하여 반드시 보험에 부보할 것을 권장합니다.(특히, 카메라, Notebook등 소형 전시품 및 소지품에 대해서는 각별한 주의를 기울이시기 바랍니다.)
1) 전시자는 전시장에 혼잡을 일으키는 모든 활동에 참가해서도 안되며, 인근 전시 부스에 방해를 주어서도 안됩니다. 2) 견본 및 기념품은 할당된 부스내에서만 전시자가 배부할 수 있습니다. 3) 전시회 동안 참가업체들은 고용광고와 관련되는 진열품, 사인보드 및 책자등을 전시장에 유치할 수 없습니다. 4) 거북한 냄새가 나는 기구는 사용을 금합니다. 5) 전시자들은 사무국의 승인 없이는 전시회 시간 전 후에 개별적인 전시회를 개최해서는 안됩니다. 6) 전시기간, 설치 및 철거일은 사무국이 규정하며, 전시자는 공식적인 폐막시간 이후에만 철거를 할 수 있습니다.
참가업체별 이벤트 행사장소는 반드시 사무국에 신청한 부스 내에서만 이루어져야하며, 신청 장소이외 통로 등 공유 면적에서의 이벤트 진행은 엄격히 제한합니다.
행사장내 이벤트 행사의 진행은 제품에 관한 실질적인 설명이 이루어질 수 있도록 참관객 대상의 프리젠테이션 형식으로 진행함을 원칙으로 합니다. 참가업체는 이벤트 진행 신청서를 작성하여 정해진 기일내에 사무국으로 반드시 제출하여야 합니다. 만일 전시회 준비기간 또는 전시회 기간 중 동신청서에 명기된 품목외의 음향이나 영상장비 등 반입이 통제되더라도 어떠한 이의를 제기할 수 없습니다.
현재 국내 전시회의 최대 문제점은 바로 전시장내의 과다한 소음입니다. 이벤트 진행은 전시장내 주변 업체에 불편을 야기시키지 않는 범위 내에서만 진행함을 원칙으로 하며, 참가업체께서는 아래의 각 사항들을 유념하시어 쾌적한 전시장 조성에 협조해주시기 바랍니다.
-영상 및 음향기기 : 동 기기의 사용은 인접 부스 전시품 실연에 영향을 끼치지 않는 범위 내에서만 사용합니다.(음향기기로부터 3m 이격된 거리에서 소음기로 측정한 수치가 85dBs 이하로만 사용가능)
만일 주최측의 행사진행에 상당한 지장을 초래하고 있다고 판단되거나 주변업체의 불편을 야기하는 경우 주최측의 강제집행 및 제재조치로 인한 어떠한 손해도 주최측은 책임을 지지 않습니다. 본 규정은 전시장내 질서유지 및 진지한 상담 분위기 조성을 통해 모든 참가업체가 실질적인 이익을 도모하기 위하여 마련된 규정으로 본 진행규정의 적용기간은 이벤트 진행 신청서가 제출되는 시점부터 "MATOF 2009"완료 시점까지 입니다.
가전제품에는 소비전력량이 표시되어 있습니다. 이를 확인하시는 방법이 가장 정확한 방법이며 통상적으로 기본 1KW의 전력으로 사용할 수 있는 제품으로는 컴퓨터 1대 정도를 사용하실 수 있습니다. 그 이상의 전력을 사용하고자 하시는 업체는 별도의 전기를 신청해주셔야 하며 냉장/냉동 쇼케이스의 경우 5KW내외, 벽걸이 TV 2KW 내외, 냉온수기 1KW, 기타 소형 전열기구 1KW이상 신청하여 주시기 바랍니다.
통상적으로 장치공사 마지막 날 오후에 가능할 것으로 추정됩니다. 독립부스 업체들이 내부전기공사와 전시품 Setting 완료 후에 전기가 공급이 가능하기 때문입니다. 안전문제로 인해 단 1개의 업체라도 전기관련 공사가 완료되지 않으면 전기를 공급 할 수 없습니다. 그러므로 독립부스 업체들은 최대한 빠른 시간안에 전기관련 공사가 완료될 수 있도록 협조 바랍니다.
세금계산서는 일반적으로 전시회 기간에 일괄 배포해드리지만 참가비 입금을 위해서 사전에 세금계산서가 필요한 경우에는 해당 전시회의 담당자에게 연락주시면 바로 발급해드립니다. 또한 신청시 제출한 사업자등록증 상에 변경사항이 발생할 경우에는 반드시 담당자에게 통보해주시기 바랍니다.
